Reuniones de trabajo eficaces

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A la hora de organizarnos como equipo de trabajo pueden surgir algunas cuestiones que no nos permiten cumplir al máximo nuestra misión. Presentamos algunos consejos prácticos para mejorar nuestras reuniones de trabajo.

Los 7 pecados de las reuniones de trabajo.

1.  Nadie se toma en serio la reunión. La gente llega tarde, se va temprano y se la pasa haciendo garabatos.

• Respeten el horario de inicio y de cierre de la reunión
• No multipliquen innecesariamente la cantidad de reuniones
• Sean ordenados y respetuosos de las personas y los tiempos
• Sean cálidos

2.  Las reuniones son demasiado largas. Se debería lograr el doble en la mitad de tiempo.

• Una reunión no debiera ser mayor a dos horas de trabajo
• Organicen la reunión de modo tal que primero se traten los temas que menos aspectos de análisis y discusión tengan (avisos generales, recordatorios, etc)
• Ajústense al orden del día establecido

3.  La gente se va por las ramas. Se dedica más tiempo a la digresión que a la discusión de los temas propuestos.

• Sigan el orden del día establecido
• Establezcan tiempos para tratar cada tema
• Vuelvan permanentemente sobre la cuestión a tratar
• No se queden en las anécdotas
• Elijan el temario adecuado al momento del grupo

4.  Después de la reunión no pasa nada. Las decisiones no se traducen en acciones  

• Registren todas las decisiones que se toman(actas-carteleras-informes de reunión)
• Hagan una síntesis de lo acordado y distribúyanla entre los presentes
• Precisen quién o quiénes son los responsables de la ejecución y cuándo deberán realizarla

5.  No se dice la verdad. Se conversa mucho, pero nadie se sincera.

• Estimulen la participación de todos. Pregunten al que está callado. Pidan que calle el que siempre habla
• Respeten cuando alguien está exponiendo sus ideas
• Impulsen la confianza y la sinceridad en el marco de la caridad

6.  En las reuniones siempre falta alguna información importante, que obliga a postergar decisiones cruciales.

• Preparar todos los datos que se necesiten para la reunión
• Evitar el "después lo vemos, después lo hablamos"

7.  Las reuniones no mejoran, la gente comete siempre los mismos errores.

• Anotar las cosas que no funcionan bien en nuestros encuentros Evaluar entre todos los aciertos y errores antes de finalizar
• Corregirse fraternalmente
• Estimular la participación y el trabajo en equipo.

Para que una reunión sea eficaz tenemos que tener en claro:

• QUÉ se va a tratar?: Temario y objetivo de la reunión: debe ser conocido por todos, lo más específicamente posible.

• QUIÉNES van a participar?: El conocimiento por parte de cada uno de los participantes acerca de las personas que comprenderán el grupo, es importante

• Qué datos o información es necesario llevar: Es necesario tener en claro qué información necesitamos para analizar un tema propuesto y poder tomar la decisión adecuada.

• Qué decisiones se deberán tomar: Es muy importante  remarcar cuáles son los temas que necesitan por parte del grupo una decisión y definición sobre el curso a seguir.

• Qué horario y en qué lugar se hará la reunión El marco del horario y lugar posibilita a  los participantes  organizar sus actividades en virtud de esta definición, que debiera respetarse a raja tabla, tanto para su inicio, como para su cierre.

 Instrumento de comunicación y organización: ORDEN DEL DIA

Proceso en el tratamiento de los  temas:

ü       Presentación del punto a tratar

ü       Análisis y Discusión : Colocamos estos pasos juntos, ya que en un proceso real, el pasaje de uno a otro se da en forma imperceptible; a pesar de eso, cada uno tiene características particulares:

·         En el análisis, el intercambio entre los participantes se basa esencialmente en el esclarecimiento y profundización de datos.

·         En la discusión, el intercambio gira en torno de las opiniones e interpretación de los datos por parte de los participantes.

ü       Conclusión / Consenso / Decisión: Es evidente que está última etapa, se fundamenta en los pasos anteriores. Aquí es donde podemos encontrar una de las fallas de los grupos de trabajo; si no se ha respetado el orden de los pasos durante el proceso, nos está indicando que el último pasó o etapa no está del todo fundamentada y probablemente no sea la mejor.

ü       Registro escrito del acuerdo:. Luego de este proceso para tratar los puntos en discusión, es importante tomar nota adecuada de la decisión y comunicarla a todos los involucrados para ser coherente con las decisiones.

Resumen tomado  del siguiente material : "Curso de formación de Dirigentes": Dirigentes para un nuevo milenio-Año 2000- Lic. Juan Llambías Taller de Autoformación-Cuadernillo número 5.  Equipo Nacional de Formación ACA-1999